Ansvar og instrukser

Kommunedirektøren har ifølge Arkivforskriften § 1-2 og Kommunelovens § 13-1, ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

De øverste politiske organ, kommunestyre/formannskap har styringsansvar med myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Kommunedirektøren har delegert utøvelsen av arkivansvaret etter Arkivlovens § 6 til arkivleder.
Arkivleder er faglig leder for arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet.  Arkivlederen har også fullmakt til å instruere saksbehandlere / ledere og arkivpersonale i arkivfaglige problemstillinger. Arkivleder rapporterer til serviceleder.

Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Arkivleder skal:

• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkiv, og om endringer i lover og regelverk om offentlige arkiver
• gi faglig veiledning til arkivpersonale og sørge for at arkivmedarbeidere får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• utarbeide og oppdatere arkivplanen. Arkivplanen skal endres kontinuerlig. Arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet hvert 4. år, følger kommunestyrevalgperiodene. Ved større organisasjonsendringen utenfor disse faste periodene skal arkivplanen periodiseres og arkiveres i sak-/arkivsystemet
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
• være kommunens kontaktperson til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal
• sørge for at det ved periodisering / avslutting av elektroniske system blir tatt datauttrekk og deponert til Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS 
• tas med på råd ved anskaffelse av nye sak-/arkivsystemer og fagsystemer 
• få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen
• bli involvert i prosessen ved etablering og avvikling av interkommunale samarbeid
• følge opp inngått avtale med Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal om deponering av kommunens papirarkiver

Deler av disse arbeidsoppgavene kan etter bestemmelser av kommunestyret/ kommunedirektør løses gjennom interkommunalt samarbeid.

Ledere i Smøla kommune har et administrativt ansvar for at arkivtjenesten og arkivene i sin enhet/ avdeling har nok ressurser til å ivareta en forsvarlig arkivordning i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer.
Ledere kan utpeke en arkivansvarlig for arkivtjenesten i sin enhet/ avdeling.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften, kommunens bevarings- og kassasjonsplan og kommunens arkivplan.

• Alle enhetsledere/stabsledere i Averøy kommune er underlagt arkivleder i arkivspørsmål.
• Alle ledere har ansvaret for å melde fra til systemansvarlig for kommunens sak-/arkivsystem (Public 360) om nyansettelser og opphør/endring av ansettelsesforhold, samt hvilke roller og tilganger de enkelte saksbehandlere skal ha i Public 360.
• Ledere har arkivansvaret for dokumentasjon som produseres i fagsystem (objektarkiv) i egen enhet.
• Ledere er ansvarlig for å følge opp restanser i egen enhet og sørge for at de restanser som ligger i Public 360 er reelle restanser.

Ledere i Averøy kommune har et administrativt ansvar for at arkivtjenesten og arkivene i sin enhet/ avdeling har nok ressurser til å ivareta en forsvarlig arkivordning i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer.
Ledere kan utpeke en arkivansvarlig for arkivtjenesten i sin enhet/ avdeling.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften, kommunens bevarings- og kassasjonsplan og kommunens arkivplan.

• Alle enhetsledere/stabsledere i Averøy kommune er underlagt arkivleder i arkivspørsmål.
• Alle ledere har ansvaret for å melde fra til systemansvarlig for kommunens sak-/arkivsystem (Public 360) om nyansettelser og opphør/endring av ansettelsesforhold, samt hvilke roller og tilganger de enkelte saksbehandlere skal ha i Public 360.
• Ledere har arkivansvaret for dokumentasjon som produseres i fagsystem (objektarkiv) i egen enhet.
• Ledere er ansvarlig for å følge opp restanser i egen enhet og sørge for at de restanser som ligger i Public 360 er reelle restanser.

Arkivmedarbeiders hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen.
Arkivmedarbeider er arkivfaglig underlagt arkivleder og skal rapportere til denne.

Arbeidsoppgaver

• åpne og fordele post og pakker
• registrere og kontrollere inngående brev og epost utenfra
• Utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til arkivlovverk og kommunens arkivplan
• sikre at arkivet dokumenterer kommunens saksbehandling
• holde seg oppdatert på kommunens sak og arkivsystem

Det skal være én arkivansvarlig knyttet til enheter som har egne fagsystem. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkiv skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivansvarlig på ytre enheter er som regel enhetsleder. Arkivet har tett oppfølging av de arkivansvarlig / enhetslederne ute på enhetene.

Public 360° (kommunens sak-/arkivsystem):

• Arkivleder og IKT-driftsansvarlig har begge rolle som systemansvarlig.
• Arkivleder og den som arkivleder eventuelt har delegert oppgaven til, har det praktiske ansvaret for å opprette og vedlikeholde brukerrettigheter og tilganger i Public 360°. Ansvaret omfatter også arkivadministrasjonen.
• IKT-driftsansvarlig har ansvaret for den tekniske delen.
• Systemansvarlige har ansvaret for konvertering, herunder tidspunkt for konvertering, av saksdokumenter til historisk base ved arkivperiodens slutt. Likeledes ansvar for konvertering, deponering og til slutt avlevering av avsluttet base til IKA Møre og Romsdal. Dette ivaretas i dag av IKT ORKidé.

Om fagsystem

Et fagsystem er et datasystem som er utviklet for en spesifikk behandlingsprosess eller fagområde. Som eksempel kan nevnes Visma Flyt Skole, Visma Sikker Sak og Gerica (elektronisk pasientjournalsystem tilpasset helse- og omsorgstjenesten).

I de senere år har mange fagsystem etablert innebygde løsninger for arkivering og tilknyttet seg ulike arkivkjerner, men det finnes fremdeles en del fagsystem som ikke har gjort dette og som derfor har et tilhørende papirarkiv som må følges opp av den enheten som bruker fagsystemet.

Daglig ansvar for arkivering fra fagsystemer

Det daglige arkivansvaret for arkivering fra spesialiserte fagsystemer ivaretas av enheten som benytter dem. Ved periodisering eller dersom fagsystemet tas ut av bruk skal virksomheten ta kontakt med arkivleder for bortsetting av arkiv tilhørende fagsystemet. Dette gjelder enten det er snakk om papirarkiv eller arkivuttrekk av fullelektroniske system. Hyppighet for periodisering skal være avtalt med arkivtjenesten.

Enheter med spesialiserte fagsystemer har også selv ansvar for at enheten følger kommunens og lovverkets krav til arkivering.

Overordnet ansvar for arkivering fra fagsystemer

Arkivtjenesten v/arkivleder, har ansvaret for kommunens samlede arkivarbeid og har derfor også ansvar for å følge opp arkiveringen fra spesialiserte fagsystemer. Herunder at arkivering skjer i henhold til gjeldende lovverk og kommunens bestemmelser og at den enkelte enhet/ avdeling har rutiner som sikrer en slik arkivering.

Arkivleder skal også besørge eller bistå enhetene med utarbeidelse av rutiner, periodisering, bortsetting og avlevering av utgåtte arkivserier for å sikre at dette arbeidet blir gjennomført.

Interkommunalt Arkiv for Møre og Romsdal (IKS)

Averøy kommune er medlem av IKA Møre og Romsdal IKS (IKAMR) og får derfor utført arkivfaglige tjenester gjennom dette medlemskapet. Dette er tjenester som omfavner alt fra arkivdanning til ordning av eldre kommunale arkiver.

I avtalen kommunen har med IKAMR er også depotansvaret for eldre og avsluttede arkiver lagt til IKAMR. Denne ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Det er IKAMR som er ansvarlig for at kommunens arkiver i depotet er ordnet, katalogisert og vedlikeholdt. Etter forespørsel fra kommunen skal IKAMR sørge for tilgang til deponert materiale ved krav om innsyn, materialet blir oversendt kommunen pr. e-post/SvarUt/brevpost ut ifra hvilket materiale dette gjelder.

IKA Møre og Romsdal skal arbeide for at arkivmateriale fra medlemmene eller slikt materiale som disse tak ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forsking og andre administrative og kulturelle formål, i samsvar med arkivlova. Som ledd i dette skal selskapet i samråd med medlemmene arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester i kommunene.

Oppgaver som ligger til IKA Møre og Romsdal sitt arbeidsfelt er:

• kurse og rettlede i lover som vedrører arkiv
• ta del i den faglige og teknologiske utviklingen som er innenfor området informasjonsbehandling og arkivarbeid
• gi råd og rettledning i spørsmål som knytter seg til elektroniske arkiv, både i forhold til daglig bruk og langtidslagring
• utarbeide og iverksette kommunale arkivplaner
• kurse og rettlede i bruk av kommunale arkivnøkler
• være depotinstitusjon for medlemmene sitt konsesjonspliktige arkivmateriale
• spore opp, ordne, registrere og katalogisere eldre kommunalt arkivmateriale
• gi råd og ha tilsyn med arkivlokale

IKT ORKidé

Arkivering av dokumentasjon vedrørende innkjøp for IKT ORKidé er slik:

1. Innkjøpsprosessen arkiveres i  Kristiansund kommune

2. Ferdige avtaler arkiveres i Sunndal kommune

Årsaken til dette er at innkjøpsprosessen gjennomføres av NII, hvor Kristiansund kommune er vertskap. Sunndal kommune er vertskap for IKT Orkidé.

Arkivverket

Arkivverket er fagmyndighet for arkivene i kommunen. Som øverste arkivmyndighet har Arkivverket ansvar for faglige standarder og retningslinjer, tilsyn og veiledning med offentlig arkivarbeid. Arkivverket skal iverksette overordnet nasjonal politikk på arkivfeltet, og bidra til utvikling og styrking av arkivsektoren.