Sentrale begrep

Kommunelovens betegnelse på den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon. Vanligvis benyttes tittelen rådmann eller fylkesrådmann. I kommuner med parlamentarisk styreform (p.t. Oslo og Bergen) er administrasjonssjefens ansvar og myndighet tillagt byrådet.

Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper. Første fase i arkivmaterialets livssyklus. 
Se også dagligarkiv.

Arkiv-begrepet har flere betydninger: 

1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten (1) hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten (også kalt enkeltarkiv). 
2. Oppbevaringssted for arkiv (1).
3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv (1), også kalt arkivtjeneste.
4. Det samme som arkivdepot.

System for arkivering og saksbehandling. Vanligvis brukt om systemer for elektronisk arkivering og saksbehandling.
Se også arkivsystem og saksbehandlingssystem

Arkivforskriftens betegnelse (§ 2-1) på den som har det daglige ansvar for arkivarbeidet i et offentlig organ, og som leder organets arkivtjeneste.
Se også arkivleder.

Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Den samlede bestand av arkivmateriale hos en arkivskapende enhet eller et arkivdepot.

Se arkivholdbart medium

Det å danne eller skape arkiv (1). Også brukt som fellesbetegnelse på de to første fasene i arkivmaterialets livssyklus (aktivt arkiv og bortsettingsarkiv), dvs. de fasene hvor arkivskaper har ansvaret for materialet (arkivdanningsfasen).

De funksjoner (hos en arkivskaper) som er knyttet til arkivdanningen.
Se også arkivfunksjoner.

En vilkårlig definert del av et arkiv (1). Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. 
Se også saksdokument.

Det eksemplar som arkiveres når et dokument finnes i flere eksemplarer.

Det å plassere et dokument i organets arkiv (1, 2). For arkivmateriale på papir benyttes også betegnelsen arkivlegging, for elektronisk materiale snakker man vanligvis om lagring.

Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII.
Se også Produksjonsformat.

Fortegnelse (liste) over arkivmateriale som for eksempel benyttes ved bortsetting.
Se også Arkivliste.

De funksjoner som er knyttet til arkivarbeidet både hos arkivskaper og i arkivdepot. Arkivfunksjonene omfatter både arkivdanningsfunksjoner og depotfunksjoner, men benyttes ofte synonymt med arkivdanningsfunksjoner.

Instruks for arkivarbeidet hos én eller flere arkivskapere. Før arkivloven med forskrifter trådte i kraft, var det felles instrukser for arkivarbeidet i statsforvaltningen, fastsatt ved kongelig resolusjon. Nå benyttes begrepet først og fremst om interne instrukser i en kommune, en statlig etat eller et enkelt offentlig organ.

Se Arkivdepot

Medium for lagring av arkivmateriale som er holdbart over lang tid. For papir kreves det at man oppfyller den internasjonale standarden for permanent papir.

En arkivkatalog inneholder opplysninger om innholdet i et arkiv. Vanligvis er arkivkataloger produsert i en katalogdatabase der man også finner overordnede opplysninger om arkivskaperen og om selve arkivet (metadata). Nettstedet arkivportalen.no er en nasjonal søketjeneste der man kan søke etter arkivopplysninger på tvers av ulike arkivinstitusjoner og deres kataloger.

En kode («verdi») som tildeles den enkelte sak i sakarkivet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Alt etter hvilket ordningsprinsipp som er benyttet, kan arkivkoden enten være en emnekode eller en objektkode, og den kan bestå av tall, bokstaver og andre tegn eller en blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Daglig leder for arkivarbeidet og arkivtjenesten i et organ. Arkivforskriften benytter betegnelsen arkivansvarlig om denne funksjonen.

Det å plassere et dokument i organets arkiv (1,2).
Se også Arkivering.

Liste over innholdet i et arkiv (1). Arkivlisten beskriver vanligvis innholdet i de enkelte arkivstykker, mapper og/eller dokumenter.

Rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, jf. arkivforskriften § 4-1.

Mappe der man samler arkivdokumenter som hører sammen. Vanligvis benyttes en mappe (eller flere) til å samle saker som har felles arkivkode. Den enkelte sak ligger da i et eget (saks)omslag.

Generell og kollektiv betegnelse på arkivdokumenter. Arkivloven benytter begrepet arkiv i samme generelle betydning.

Myndighet til å gi bestemmelser og pålegg om arkivarbeid og arkivfunksjoner. I håndboken brukes begrepet i bestemt form, dvs. arkivmyndigheten, for å angi den myndighet Riksarkivaren har overfor offentlige organer etter arkivloven og arkivforskriften.

Arkivnøkkel blir brukt på arkivserien saksarkiv. Alle saksarkiv i kommunal forvaltning skal være klassifiserte etter en arkivnøkkel. Unntak fra dette skal forelegges arkivansvarlig for godkjenning.

K-kodenøkkelen skiller mellom:

1.fellesklasser (tallklasser)

2.fagsaker (bokstavklasser)

Nøkkelen blir oppdatert av Kommunenes Sentralforbund og har i hovedsak to funksjoner:

1. Systematisk plassering av papirdokument i det fysiske arkivet.

2. Søkestreng for elektronisk gjenfinning av saker innenfor emne.

Funksjonen i forhold til papirarkiv er å finne igjen enkeltdokument/enkeltsaker basert på emneinndeling. Funksjonen i forhold til elektroniske arkiv er å samle informasjon av likearta karakter for å kvalitetssikre og effektivisere saksbehandlinga

1. Måten et arkiv (1) er ordnet på, dvs. hvilket eller hvilke ordningsprinsipper som er brukt.
2. Ordninger for arkivfunksjonene i et eller flere organer, kommuner, statlige etater osv.

Organisering av arkivfunksjonene i et eller flere organer, 

Organisering av arkivfunksjonene i et eller flere organer, 

Tidsperiode for inndeling av arkiv (1) i forbindelse med blant annet bortsetting.

Forskriftene til Arkivloven krever at kommunen har en arkivplan (forskr. § 2-2).

Arkivplanen skal til en hver tid gi oversikt over hvordan all informasjon og dokumentasjon som kommunen trenger i sitt daglige arbeid, eller har plikt til å oppbevare for ettertida, skal registreres, oppbevares og brukes.
Arkivplanen skal inneholde en oversikt over de arkiva (arkivseriene) som finnes i kommunen. Arkivplanen skal gi forpliktende retningslinjer og gi oversikt som letter bruk av kommunen sin dokumentmasse både for samtida og framtida. Den vedtatte planen skal oppdateres årlig dersom det er foretatt endringer som fordrer dette, mens den elektroniske skal oppdateres kontinuerlig.

En arkivserie er en samling av arkivalia ordnet etter et felles ordningsprinsipp. Et enkeltarkiv inneholder som regel flere arkivserier. I Noark-systemer er arkivserie som regel synonymt med arkivdel.

Organ som skaper arkiv (1). Et arkivskapende organ kan bestå av én eller flere arkivskapere.

En arkivskaper er en organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i si virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet.

I offentlig sammenheng er det vanlig å definere arkivskaper som en administrativ enhet som har eget arkiv og som tar i mot og sender ut post på vegne av kommunen.

Fellesbetegnelse på fysiske enheter i et arkiv (1). Betegnelsen benyttes først og fremst i forbindelse med bortsettings- og depotarkiver. De tradisjonelle arkivstykkene er esker, pakker og protokoller. Nyere typer er mikrofilmruller, magnetbånd, cd-plater osv.

System (vanligvis elektronisk) som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv (1), så vel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk mv.

Se Arkiv

Arkivversjonen inneholder en teknisk beskrivelse av datauttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet.

Statlig etat som p.t. består av Riksarkivet, 8 statsarkiver og Samisk arkiv og ledes av Riksarkivaren. Jf. arkivloven § 4.

Datauttrekk som inneholder data som er formatert og strukturert i henhold til et avleveringsformat, eller i det minste beskrevet i medfølgende dokumentasjon. Dvs. den samlede leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottas av Arkivverket ved avlevering eller deponering, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er hva det gir seg ut for å være..

Oppheving av gradering.

Overlate arkivmateriale til en instans utenfor eget organ.

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 5-1 og Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Arkivliste over materiale som avleveres til arkivdepot.

Offentlige organers plikt til å avlevere sine arkiver (1) til arkivdepot.

Bestemmelser som regulerer avlevering av arkivmateriale.

Avskrift av innholdet i et dokument som foretas fordi originalen er vanskelig å lese for vanlige brukere, for eksempel pga. gotisk skrift, utydelig skrift eller lignende.

Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Arkiv (1) etter en  som har opphørt å eksistere.

Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs. dokument som blir mottatteller produsert av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av virksomheten til arkivskaperen. Enkeltarkiv blir også referert til som arkiv, feks. i Noark-system.

Proveniensprinsippet er en grunnregel som gjelder for all oppbevaring av arkiv.

Arkiv fra ulike arkivskapende organ skal holdes fra hverandre, og opprinnelig orden og indre sammenheng skal tas vare på for ettertida. Dette betyr bl.a.at en ikke skal reorganisere arkiv i ettertid, f.eks. kode et eldre arkiv etter en ny nøkkel. Det betyr også at en ved en kommunesammenslåing og organisasjonsendring ikke skal slå sammen arkiva i fra tida før sammenslåinga.

1. Abstrakt:

Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en forespørsel utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf forvaltningslova og offentlighetslova). Begrepet brukes også om selve behandlingsforløpet.

2. Konkret

En sak omfatter de saksdokument, registreringer, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i behandlinga.

3. I Noark:

En sak inneholder en eller flere journalposter med tilhørende dokument, som er knytta sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er felles (saksopplysninger).

4. Avklaring i forhold til Forvaltningslova:

Arkivering og journalføring vil ikke være avgjørende for hva som er "saken" sine dokument og som partene har krav på etter § 18 i Forvaltningslova. Den administrative registreringa og oppdelinga av saka vil avhenge av praktiske hensyn som ikke nødvendigvis fører til samme resultat som lova (Ref: Norsk Lovkommentar 2002, note 442 til forvaltningslova)

I arkivsammenheng skiller en mellom enkeltsaker og samlesaker.

Enkeltsak

omhandler i regelen ei konkret problemstilling initiert eksternt eller internt.

Samlesak

omhandler i regelen flere enkeltsaker av nærskyld karakter som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturlig å behandle samla, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skolefritidsordninger og barnehager.

Kommunen bør ha klart definert hva en regner som ei administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere hvordan en binder sammen nærskylde saker eller mindre saker som er knytta til et overordna prosjekt, eller ei overordna sak. En må også ha referanser til eventuelle tidligere saker dersom en foretar skarpt periodeskille.

Dokumenter som er allment tilgjengelige og kommer inn under pliktavleveringslovens bestemmelser.

Ved papirbasert saksbehandling: Å legge ved tidligere dokumenter i saken når et mottatt dokument går til saksbehandling.

At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted.
Se også Bortsettingsarkiv.

1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. Andre fase i arkivmaterialets livssyklus.
2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv (1).

Arkivliste over materiale som overføres til bortsettingsarkiv.

Arkiv (1) som er i daglig bruk hos arkivskaper.
Se også Aktivt arkiv.

Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier.

Utformingen av de enkelte dataelementene i et system og forholdet mellom dem.

Et uavhengig forvaltningsorgan administrativt underlagt Kongen og Justisdepartementet. Datatilsynet har bl.a. tilsynsoppgaver knyttet til personvern og behandling av personopplysninger. Oppgavene er spesifisert i personopplysningsloven § 42.

Det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.

En fysisk overføring av arkivmateriale uten at råderetten over det overføres, jf. Riksarkivarens forskrift § 8-2.

Ansvar for å etablere og drive arkivdepoter. I staten er depotansvaret tillagt Riksarkivaren, mens det i kommunal sektor er tillagt den enkelte kommune og fylkeskommune.

I kommunal sektor: en instans som etableres for å ivareta kommunens eller fylkeskommunens løpende depotansvar, jf. arkivforskriften § 5-1.

Eldre eller avsluttet arkiv. Siste fase i arkivmaterialets livssyklus. Depotarkiv skal normalt avleveres til arkivdepot.

De funksjoner som er knyttet til virksomheten i et arkivdepot.

Det samme som arkivdepot.

Det samme som arkivdepot.