1. BAKGRUNN
Fra og med 01.01. 2001 erstattet Personopplysningsloven (POL) den gamle Personregisterloven fra 1978. POL stiller ei rekke krav til handsaming av personopplysningar, og legg vekt på registrerte personar sine rettar i forhold til handsaming av slike opplysningar. Formålet med lova er å hindre krenking av personvernet for den enkelte ved handsaming av personopplysningar, skjerming av den registrerte mot ulovleg administrativ bruk og sikring av informasjon med potensiell rettsleg eller annan verdi.
I følgje POL har ikkje den behandlingsansvarlege høve til å lagre personopplysningar lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlinga (§ 28). Personopplysningar som ikkje kan slettast, skal oppbevarast i samsvar med dei retningslinene som er gitt i Arkivlova med forskrifter (1999). IKA Møre og Romsdal har i selskapsavtalen forplikta seg til å vere depotinstitusjon for medlemskommunane sitt personregistermateriale.
2. KONSESJONSPLIKT OG MELDEPLIKT
Den gamle Personregisterlova kravde at ein søkte konsesjon for oppretting av personregister. Etter Personopplysningslova skal det i utgangspunktet søkast konsesjon for å handsame sensitive personopplysningar, men fleire unntaksreglar medfører at svært få slike register i kommunane treng konsesjon. I staden vil det vere meldeplikt for slike register. Dette inneber at ein gjev Datatilsynet melding om rutinar og ansvar knytt til bruken av personopplysningane. Det skal sendast melding til Datatilsynet kvart tredje år, jfr. POL § 31.
3. TIDSPUNKT FOR AVLEVERING
Personmapper frå sensitive personregister skal som hovudregel avleverast til arkivdepotet ti år etter siste kontakt, men kommunen kan bestemme å avlevere materialet tidlegare dersom det ikkje er i administrativ bruk. Kommunen bestemmer sjølv kor ofte ein øskjer å avlevere personarkiv. Det kan vere praktisk å gjennomføre avlevering t.d. kvart femte år.
4. PERSONARKIV SOM SKAL AVLEVERAST
Avleveringsordninga gjeld personsensitive arkiv som vert til gjennom handsaming som kommunane etter gjeldane lovverk er pålagt å utføre.
Nokre av dei vanlegaste arkiva er:
Klientarkiv etter sosialtenestelova
Klientarkiv etter barnevernlova
Pleie- og omsorgsarkiv etter sosialtenestelova
Pasientjournalar og helsekort etter kommunehelsetenestelova
Elevarkiv i skuleverket
Klientarkiv ved PPT-kontor
Namnlister for barn i barnehage
5. KRAV TIL MATERIALET SOM SKAL AVLEVERAST
IKA knyter som vilkår til avlevering av materialet at det er ordna, pakka og registrert etter dei retningslinene som er gitt i Arkivlova og Normalinstruks for kommunale arkivdepot.
Generelle krav til materiale som skal avleverast (fastsett i § 5-4 i arkivforskrifta og Normalinstruks pkt. 3.2) er:
- Materialet skal vere ordna etter opphav (proveniens)
- Reinsing og arkivavgrensing skal vere utført
- Arkivstykka skal vere merka med etikettar
- Avleveringsliste over alle arkivstykka skal følgje med
a) Ordning etter proveniens
Ordning etter proveniens inneber at den opphavlege orden og samanheng skal oppretthaldast. Dei ulike arkivskaparane skal haldast frå kvarandre, slik at t.d. materiale frå PPT-kontor ikkje skal blandast saman med elevarkiv frå skulane (ytre proveniens). Mappene skal leggast i vanlege arkivboksar i same orden som før avleveringa (indre proveniens). Aktuelle ordningsmåtar er etter fødselsdato, alfabetisk etter namn eller etter klientnummer. Mapper etter døde personar bør markerast særskilt. Dersom ein har større mengder slike mapper kan desse leggast i eigne arkivboksar som ein egen serie.
b) Reinsing og arkivavgrensing
Som ledd i klargjering for avlevering skal arkivmaterialet vere reingjort, og det skal vere gjennomført arkivavgrensing og kassasjon (jfr. arkivforskriftene §5-4). Metall og plast bør fjernast, først og fremst binders, dernest stiftar, gummistrikk, tape og post-it-lappar (med mindre dei inneheld viktig informasjon). For å halde dokumenta samla kan ein i staden bruke papiromslag (A4-ark).
c) Merking
Arkivboksane skal nummererast fortløpande for kvar arkivserie og merkast med kommunevåpen, namnet på kommunen, arkivskapar (avdeling/etat/kontor), serie, ordningsmåte og årstal. Det skal også vere påført innhaldet i kvar boks (frå-til). Arkivboksane skal vere i syrefri papp, og dei skal ikkje pakkast for fulle. Etikettar skal skrivast ut på laserfargeprintar og limast på med casco våtromsrlim og pensel. Mal for etikettar finst på IKA si heimeside, www.ikamr.no, under personarkiv.
d) Avleveringsliste
Mappene skal registrerast med namn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gje oversikt over kva for mapper som ligg i kvar enkelt arkivboks. Dersom mappene er ordna etter klientnummer, skal det følgje med ei alfabetisk oversikt over personnamn og fødselsdato med referanse til klientnummera. For helsestasjonar og legekontor, samt morsarkiv på pleie- og sjukeheimar er det ikkje nødvendig å skrive fullstendige lister med namn på kvar mappe. Her held det at ein noterer innhaldet i kvar boks på same måte som på etikettane.
Avleveringslista skal finnast i tre eksemplar. Eitt eksemplar skal følgje materialet og leggast i første boks i serien, eitt eksemplar blir levert til IKA og skal korrekturlesast ved avlevering, og eitt eksemplar beheld kommunen sjølv. Avleveringslister og etikettar skal på førehand vere sende til IKA for kontroll, og må sendast rekommandert.
e) Når materialet er klargjort, skal avlevering avtalast med IKA Møre og Romsdal.
6. TILGANG TIL MATERIALET
Tidlegare klientar eller elevar har partsinnsyn etter POL § 18. Innsynsvurdering og utlån
skal skje gjennom den behandlingsansvarlege i kommunen, som tek kontakt med IKA for
oversending av materialet. Vanleg utlånstid er 4 veker, men låneforholdet kan forlengast ved
behov. Materialet skal sendast som rekommandert post.
Personopplysningar som er tilbakeførte fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya
klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med
det nye materialet. I slike tilfelle skal materialet ikkje sendast tilbake til arkivdepotet, men
det skal sendes melding om dette til IKA.