Offentlig postjournal
Arkivloven forplikter kommunene til å føre offentlig postjournal. I journalen skal all korrespondanse til og fra kommunen registreres. Smøla kommune er forpliktet til å behandle alle dokumenter (brev, e-post o. l.) i samsvar med lover og regler. Alle saksdokumenter, inkludert korrespondanse til og fra kommunen, er i utgangspunktet offentlige. Journalen blir ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger.
Kommunens postliste vil ha en forsinkelse på 3 dager.
Forsinket publisering av post fra plan og byggesak
På grunn av feil ved integrasjonen mellom fagsystemet for plan- og byggesaker og arkivet, er det dessverre en del post som ikke kommer på postlisten, og som publiseres med forsinket dato.
Publikumssenteret sammen med bygg og forvaltning jobber i lag med vår systemleverandør for å løse denne utfordringen.
Innsyn
Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter i kommunen er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis Offentighetsloven §11.
Større åpenhet og enklere innsyn i kommunens aktiviteter er en styrke for lokaldemokratiet.
Fra eInnsyn kan man åpne dokument direkte der disse er publisert. I de tilfellene der dokument ikke er publisert kan man be om innsyn. I henhold til Offentlighetsloven §28 kan krav om innsyn også rettes på annen måte, muntlig så vel som skriftlig til Smøla kommune. Kravet bør likevel være rettet mot en bestemt sak eller en spesifikk type saker.
Saksbehandlingstid
Krav om innsyn vil normalt bli besvart i løpet av tre virkedager. Hvis svar ikke er mottatt i løpet av fem virkedager er dette å regne som et avslag som kan påklages. Klageinstans vil være Fylkesmannen i Møre og Romsdal.
Avslag - klage
En eventuelt avslag på krav om innsyn vil komme skriftlig og vil ha henvisning til aktuell lovbestemmelse for avslaget, samt opplysning om 3 ukers klagefrist jfr. forvaltningsloven §29. Selve klageprosessen er nærmere beskrevet i offentlighetsloven §31 og §32
Tenk på følgende før du sender e-post eller brev til oss:
All post til og fra kommunen er offentlig, om den ikke er taushetsbelagt. All post kommer på den offentlige postlisten. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen eller på nyhetene.E-post er ingen trygg forsendelse, send derfor aldri sensitive opplysninger i e-post. Den kan bli hentet av andre før den kommer fram til mottaker, havne på feil adresse eller lignende.
Slik finner du frem i postlisten:
Når du kommer inn i postlisten får du en oversikt over siste registrerte dokumenter, velg 20 eller 50 pr. side.
Ved å klikke på teksten til en registrering får du opp mer informasjon om dokumentet og et pdf-symbol som du kan klikke på for å få opp det aktuelle dokumentet i fulltekst. For dokumenter som er unntatt offentlighet vil det stå henvisning til hjemmel og at dokumentet er tilgangsbeskyttet.
Du kan søke fram dokument ved å benytte søkeord med * bak og søke via dato ved å klikke på linken under søkefeltet: "Flere valg".