Organisering dokumentasjonsplan

Dokumentasjonsplanen for Smøla kommune er en total plan for organisering av dokumentasjonsansvaret og gir en oversikt over rutiner og prosedyrer som gjelder arkivdanning, bevaring og bruk av arkiver.

Dokumentasjonsplanen er retningsgivende for dokumenthåndteringen i kommunen og skal være et redskap for internkontroll, kvalitetssikre arkivdanningen og arkivforvaltingen. 

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. 

Dokumentasjonsplanen skal vi revidere når det skjer endringer i organisasjonen. 
Den skal vi ajourføre jevnlig, og gjennomgå årlig.

Kommunedirektøren har det overordnede arkivansvaret i kommunen, jf. Arkivforskriften § 1-1 og Kommuneloven § 23., det daglige arkivansvaret er delegert arkivleder.

Politisk organisering

Organisasjonskart Smøla kommune  

Administrativ organisering - ledelse

Dokumentasjonsforvaltning handler om hele livssyklusen til dokumentasjon – fra opprettelse og mottak til bevaring eller kassasjon. 

Det omfatter styring, organisering og sikring av dokumentasjon slik at arkivverdig dokumentasjon forblir tilgjengelig, autentisk og pålitelig over tid.

Noen sentrale aspekter av dokumentasjonsforvaltning inkluderer:

1. Innhenting og registrering – Hvordan dokumentasjon skapes, mottas og journalføres.
2. Oppbevaring og sikring – Hvordan informasjon lagres, beskyttes og gjøres tilgjengelig.
3. Tilgang og innsyn – Hvem som kan få tilgang til dokumentasjon og på hvilke vilkår.
4. Bevaring og kassasjon – Vurdering av hva som skal langtidsbevares, og hva som kan kasseres.
5. Systemer og teknologi – Bruk av sak-/arkivsystemer, fagsystemer og andre løsninger for håndtering av dokumentasjon.

Dokumentasjonsforvaltning handler om å sikre etterlevelse av arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven, samtidig som man legger til rette for effektiv saksbehandling og demokratisk innsyn.

Arkivplanen er et verktøy for ansatte med dokumentasjonsansvar i Smøla kommune.

Arkivplanen skal vi revidere når det skjer endringer i organisasjonen. 
Den skal vi ajourføre jevnlig, og gjennomgå årlig.

Etablere internkontroll for arkiv - Arkivverket

Formål med internkontroll i arkiv og dokumentforvaltning

Hensikten med internkontrollen er å:

• Sikre at kommunen etterlever arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og andre relevante regelverk.
• Unngå tap av viktig dokumentasjon og sikre at informasjon er tilgjengelig og sporbar.
• Forebygge feil i saksbehandling, arkivering og tilgangsstyring.
• Oppdage og korrigere avvik gjennom systematisk kontroll og forbedringsarbeid.

Ansvar og roller

• Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for internkontroll i arkiv og dokumentforvaltning.
• Arkivleder har fagansvar og skal sørge for rutiner, opplæring og oppfølging av avvik.
• Ledere i tjenesteområdene har ansvar for at medarbeidere følger kommunens rutiner for dokumenthåndtering.
• Alle ansatte som behandler dokumentasjon har et ansvar for korrekt journalføring, arkivering og informasjonssikkerhet.

Sentrale elementer i internkontrollen

Styringsdokumenter og rutiner

• Arkivplanen skal beskrive hvordan dokumentasjon skal håndteres.
• Rutiner for journalføring, arkivering og tilgangsstyring må være tydelige og oppdaterte.

Tilgangsstyring og sikkerhet

• Sikre at bare autoriserte personer har tilgang til sensitive dokumenter.
• Kontrollere at offentlig innsyn praktiseres riktig.

Oppfølging og avvikshåndtering

• Jevnlig kontroll og revisjoner av journalføring og arkivrutiner.
• Rapporteringssystem for avvik, slik at feil kan rettes opp.

Opplæring og veiledning

• Alle ansatte må få opplæring i dokumentasjonsforvaltning og arkivrutiner.
• Ledere må forstå sitt ansvar for etterlevelse av arkivloven.

Digital arkivering og systemkontroll

• Sikre at elektroniske systemer for arkivering er tilpasset kravene i NOARK-standardene.
• Kontrollere at automatisert journalføring og integrasjoner fungerer korrekt.

Oppfølging og revisjon

Internkontrollen bør følges opp gjennom:

• Årlige gjennomganger av arkivplanen og dokumentasjonsrutiner.
• Periodiske revisjoner av arkiv- og dokumentforvaltningen.
• Rapportering til kommunens ledelse om status og eventuelle forbedringstiltak.

Internkontrollen er avgjørende for at kommunen kan ivareta innbyggernes rettigheter, sikre transparens, effektiv saksbehandling og sikker bevaring av dokumentasjon for ettertiden.